業務改善OPERATIONS
業務の棚卸しのやり方：1週間で「時間の所在」を見える化する
業務改善や生成AI導入の前に必要な業務の棚卸しを、1週間で終える日程と記入テンプレートつきで整理します。経営者・管理者・現場担当者向けに、正確さより優先すべき点と、結果を何につなげるかまで解説します。
「業務を効率化したい」「生成AIを入れたい」と考えたとき、最初に突き当たるのが「そもそも誰が、何に、どれだけ時間を使っているのか分からない」という問題です。経営者から見ると忙しそうにしている社員が、実際に何をしているかは意外と見えていません。この記事では、どの部門でも使える業務の棚卸しの手順を、1週間で終える日程と記入テンプレートつきで整理します。厳密な計測は不要で、必要なのは「時間の所在」がおおよそ分かる状態です。
棚卸しは何のためにやるのか
棚卸しの目的は、業務の一覧を作ることではありません。「どの業務に、どれだけの時間が、何人分かかっているか」を並べて、手を付ける順番を決めることです。一覧だけ作って満足すると、翌月には誰も見なくなります。
大事なのは、精度より網羅性です。1つの業務を分単位で正確に測るより、担当者が日々やっていることを漏れなく書き出すほうが、あとの判断に効きます。時間の見積もりは本人の感覚値で構いません。感覚値でよい理由と、その数字を月換算する方法は「本業以外の時間」を数字にする方法で扱っています。
1週間の日程をどう組むか
棚卸しは、期限を切らないと終わりません。1週間を目安に、次の流れで進めます。
| 日程 | やること | 担当 |
|---|---|---|
| 1日目 | 目的と記入方法を説明し、テンプレートを配る | 経営者・管理者 |
| 2〜4日目 | 各自が業務を書き出す（1日10分程度） | 全員 |
| 5日目 | 回収し、重複や表記ゆれをそろえる | 管理者 |
| 6〜7日目 | 全員で眺め、候補業務に印を付ける | 経営者・管理者・現場代表 |
初日の説明で伝えるべきことは1つです。「評価のためではなく、減らせる作業を見つけるためにやる」と明言してください。棚卸しが人事評価に使われると感じた瞬間に、書き出される業務は「忙しく見えるもの」に偏ります。
書き出しは「1日10分を3日」に分けると続きます。1回でまとめて書こうとすると、思い出せる業務が「今日やったこと」に偏り、月に数回しか発生しない業務が抜けます。
記入テンプレートは何を項目にするか
項目が多いと書く側が止まります。次の5項目で十分です。
| 項目 | 記入例 | 記入のコツ |
|---|---|---|
| 業務名 | 週報の作成 | 「〜の作成」など動作が分かる粒度にする |
| 頻度 | 毎週1回 | 毎日・毎週・毎月・不定期から選ぶ |
| 1回あたりの時間 | 30分 | 感覚値でよい。5分刻み |
| 誰が | 営業担当全員 | 個人名ではなく役割で書く |
| 手順の決まり具合 | ほぼ決まっている | 決まっている・だいたい・毎回違う |
記入は、担当者が自分の1日を朝から順に思い出しながら書く形にすると漏れが減ります。「メールを見る」「電話に出る」のような細かい行動も、毎日発生するなら1行として書いてもらってください。あとで削るのは簡単ですが、最初から書かれていないものは、誰も気づけません。
「手順の決まり具合」を入れておくのは、あとで改善やAI化の候補を選ぶときに使うためです。頻度が高く、手順が決まっている業務ほど、型を作れば効果が全員に広がります。この見分け方はAI化しやすい業務・しにくい業務の見分け方で3つの基準に整理しています。
書き出した業務をどう整理するか
回収した表は、そのままでは使えません。同じ業務が「日報」「日報作成」「報告」と別の名前で並んでいたり、「資料作成」のように粒度が大きすぎたりします。5日目の整理では、次の3つだけ行います。
- 同じ業務は1つの名前にそろえる
- 「資料作成」など大きすぎる業務は、「提案書の初稿」「社内会議の資料」のように分ける
- 頻度 × 1回の時間 × 人数で、月あたりの概算時間を出す
概算が出ると、業務の並び順が変わります。1回の時間は短くても毎日全員に発生する業務が、月換算では上位に来ることが珍しくありません。営業の現場から見ると、日報や社内共有のような「1回15分」の仕事が、月にすると1人あたり数時間、部門全体では数十時間の単位になっているのはよくある光景です。
棚卸しで見つけるべきなのは、大きな1つの無駄ではなく、小さく毎日繰り返されている作業です。
棚卸しの結果を何につなげるか
印を付けた候補業務に対して、次にやることは「減らす・やめる・任せる・AI化する」のどれに当たるかを決めることです。全部をAI化する必要はなく、そもそもやめてよい報告や、頻度を落とせる会議が見つかることも多いです。
営業部門であれば、棚卸しの結果をそのまま生成AI導入の最初の1業務を選ぶ材料にできます。営業に特化した進め方の順番は営業組織に生成AIを導入するなら、何から始めるべきかにまとめています。
もう1つ、棚卸しで見えた時間を「削って終わり」にしないことです。戻った時間を商談や採用、新人教育のどこに向けるかまで決めておくと、棚卸しは単なるコスト削減ではなく、経営の打ち手になります。使い道の選択肢は削減した時間をどこに使うかで整理しています。
棚卸しで出る時間は本人の感覚値に基づく概算です。数字そのものより、業務の順位付けに使うことを目的にしてください。実際に削減できる時間は業務内容や体制によって変わります。
まとめ
- 棚卸しの目的は一覧作りではなく、手を付ける順番を決めること
- 1週間で区切り、説明・書き出し・整理・候補選びに分ける
- 項目は業務名・頻度・時間・誰が・手順の決まり具合の5つで十分
- 頻度 × 時間 × 人数の月換算で並べ直すと、優先順位が変わる
- 戻った時間の使い道まで決めて、経営の打ち手にする
今日できる一歩は、自分自身の「昨日やった業務」を5項目で10個書き出してみることです。
棚卸しの進め方や、出てきた候補業務のどれから手を付けるべきかを整理したい場合は、30分無料のAI業務改善診断をご利用ください。現在の業務と体制を伺い、優先順位の付け方を一緒に考えます。支援内容の全体はAI BASEにまとめています。