AI社内活用AI IN-HOUSE
総務・経理の事務作業に生成AIを使えること、使えないこと
総務・経理を少人数で回す中小企業の担当者・経営者向けに、生成AIが向く事務作業（文書・整理・下書き）と向かない作業（金額・法令判断・入力そのもの）を線引きし、明日から試せる使い方を整理します。
総務や経理は、1人か2人で会社全体の事務を受け止めている部門です。社内文書の作成、規程の見直し、社員からの問い合わせ対応、請求・支払いの処理、役所や取引先への書類。「生成AIで楽にならないか」と考えても、数字を扱う仕事なだけに、どこまで任せてよいのか判断がつきにくいはずです。
この記事では、総務・経理の事務作業を「生成AIが向いているもの」と「向いていないもの」に分け、その理由と、向いている作業での使い方を整理します。結論を先に言うと、文書・整理・下書きには使え、金額の確定・法令の判断・入力作業そのものには使わない、という線引きです。
生成AIが「向く仕事」と「向かない仕事」の線引き
生成AIは、文章を読んで整理する、材料から文章を書く、選択肢を出す、といった作業が得意です。一方で、正確な計算、決まった画面への繰り返し入力、法令に基づく判断は、得意ではないか、そもそも責任を負えない領域です。
| 作業 | 生成AI | 理由 |
|---|---|---|
| 社内通知・案内文の下書き | 向く | 型があり、文章中心 |
| 規程・マニュアルの整理 | 向く | 長文の要約・構造化が得意 |
| 社員からの質問への回答案 | 向く | 規程を材料に答えを組める |
| 経費精算・仕訳の入力 | 向かない | 同じ作業の反復はRPAや会計ソフト |
| 税務・労務の可否判断 | 向かない | 専門家の判断が必要 |
| 請求書の金額確認 | 向かない | 計算・照合は人かシステム |
「入力そのもの」を減らしたいなら、生成AIよりRPAやマクロ、会計ソフトの機能のほうが確実です。どちらを使うかの見分け方は、生成AIとRPA・マクロの違いで整理しています。
総務で使える場面：文書と問い合わせ対応
総務の仕事の多くは、社内向けの文章を書くことです。健康診断の案内、年末調整の依頼、備品の申請ルール、防災訓練の通知。どれも毎年似た内容を、少し変えて出しています。
生成AIを使う場合は、去年の文面と今年の変更点を貼り付け、「変更点を反映した案内文の下書きを、社員向けの分かりやすい文体で」と指示します。過去の文面が型になるので、ゼロから書くより速く、抜けも減ります。文書ごとの型の作り方は、社内文書をテンプレート化して生成AIで書く方法を参照してください。
社員からの問い合わせも、同じ質問が繰り返される領域です。「有給の繰り越しはどうなるか」「交通費の申請期限はいつか」といった質問は、就業規則や社内規程を材料にして、回答案を生成AIに作らせることができます。ただし、規程の解釈が分かれる質問は、人が判断して答えます。
社内規程を生成AIに読ませて回答案を作る運用は、「規程に書いてあることだけを根拠に答える」「書いていない場合は『規程に記載なし』と返す」と指示すると、勝手な補足が減ります。
経理で使える場面：整理・確認・説明文
経理で生成AIが役立つのは、数字を扱う手前と後ろの工程です。取引先からの問い合わせメールの返信文、支払い遅延の督促文の下書き、月次報告に添える説明文、勘定科目の選び方を迷ったときの整理。こうした「文章」と「考えの整理」には使えます。
一方で、金額の確定や照合には使いません。生成AIは計算を間違えることがあり、しかも自信ありげに答えを出すからです。請求額の突き合わせ、消費税の計算、仕訳の確定は、会計ソフトと人の目で行います。
以下の月次の数字（売上・粗利・主な経費の前月比）をもとに、
経営者向けの報告に添える説明文の下書きを作成してください。
条件：
・事実の説明と、確認が必要な点を分けて書く
・数字は与えたものをそのまま使い、計算や推測は加えない
・300字以内
【数字】
（ここに貼る。取引先名や個人名は含めない）数字を出すのはシステムの仕事、数字を説明するのは人の仕事。生成AIが手伝えるのは、後者の下書きまでです。
使う前に決めておく2つのこと
総務・経理は、社員の個人情報や取引先の非公開情報を最も多く扱う部門です。生成AIに何を入力してよいかを決めずに始めると、便利さより先にリスクが表に出ます。
決めておくことは2つです。
- 入力しない情報の一覧（氏名・住所・給与・マイナンバー・取引先の金額など）を、部門内で紙1枚にする
- 出力を社外や全社員に出す前に、誰が確認するかを決める
線引きの考え方は、生成AIの情報漏えいリスクと社内ルールの作り方で詳しく扱っています。利用するサービスの設定で、入力内容が学習に使われないようになっているかも、契約プランごとに確認してください。
税務・労務・法務に関わる判断は、生成AIの出力を根拠にせず、税理士・社会保険労務士など専門家に確認してください。この記事は一般的な考え方を示すもので、法的・税務的な助言ではありません。
戻った時間を、事務の「先回り」に使う
文書と問い合わせ対応が軽くなると、総務・経理の担当者に時間が戻ります。少人数の部門ではその時間が、月末に集中する処理の前倒し、規程の見直し、経営者への数字の報告を早めることに使えます。事務を「追われる仕事」から「先回りする仕事」に変えることが、生成AIをバックオフィスに入れる意味です。
まとめ
- 総務・経理で生成AIが向くのは、文書の下書き、規程の整理、問い合わせの回答案
- 向かないのは、金額の確定、税務・労務の判断、入力作業そのもの。入力の反復はRPAや会計ソフトに任せる
- 社内文書は去年の文面と変更点を材料にし、型として使い回す
- 個人情報・取引先の金額など入力しない情報を紙1枚に決め、社外に出す前の確認者を決める
- 専門的な判断は専門家に確認する
今日できる一歩は、今月出す社内通知を1つ選び、去年の文面と変更点を貼り付けて下書きを作ってみることです。
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