生成AIの情報漏えいリスクと、社内ルールの作り方

社員が生成AIを使い始めているのは分かっているが、顧客名の入った資料を貼っていないか、確認できていない。「情報漏えいが心配だから使用禁止」と言いたい気持ちもあるが、それでは競合に差をつけられる気もする。この記事では、生成AIで情報漏えいがどのように起きうるのかを整理し、入力してよい情報・条件付きの情報・入力してはいけない情報の3区分、サービス側の設定の確認点、アカウント管理の考え方をまとめます。読み終えたら、自社の最初のルールを1枚で書ける状態を目指します。

情報漏えいは、どこで起きうるのか

生成AIで心配される漏えいの経路は、大きく3つあります。1つ目は、入力した内容がサービス側でAIの学習に使われ、他の利用者への回答に影響する可能性です。2つ目は、個人契約のアカウントに会社の情報が残り、退職後も本人の手元に履歴が残ること。3つ目は、出力を共有する過程で、社外秘の内容が別の相手に渡ってしまうことです。

このうち、多くの企業で見落とされているのは2つ目です。ツールの仕様の問題というより、誰がどのアカウントで使っているかを会社が把握していない、という管理の問題です。営業の現場から見ると、顧客とのやり取りを個人のスマートフォンで生成AIに貼っている、という状況は珍しくありません。

入力してよい情報を3つに分ける

「何を入れてはいけないか」を一覧で覚えさせるより、情報を3つの区分に分けて考える習慣をつけるほうが、現場で判断しやすくなります。

区分	例	扱い
入力可	公開情報、一般的な文章の下書き、固有名詞を伏せた要約依頼	そのまま使ってよい
条件付きで可	社内向けの議事録、自社の業務手順、匿名化した顧客情報	学習に使われない設定・会社管理のアカウントで
入力不可	氏名・連絡先などの個人情報、取引先の非公開情報、未公開の財務数値、パスワード類	入力しない。必要なら伏せ字にする

実務で効くのは、「条件付きで可」の扱いを決めることです。ここを曖昧にすると、慎重な人はすべて入力不可と解釈して使わなくなり、大胆な人は何でも入れてしまいます。「固有名詞をA社・B氏に置き換えれば入力可」といった置き換えの手順を1行で決めておくと、この幅が狭まります。

禁止事項の一覧より、「伏せれば使える」という手順のほうが、現場のルールは守られます。

サービス側の設定で確認すること

同じ ChatGPT や Copilot、Gemini、Claude でも、無料プラン・個人向けの有料プラン・法人向けプランで、入力内容の扱いは異なります。契約の前後で、次の3点を確認します。

• 入力した内容がAIの学習に使われる設定になっていないか（設定で変更できるか、プランで決まるか）
• 入力履歴がどこに保存され、管理者が削除・確認できるか
• 利用者の追加・削除を会社側で管理できるか

これらは規約やヘルプページに書かれていますが、内容は変わることがあります。確認した日付と確認した人を記録しておくと、後で「誰がいつ確認したか分からない」という状態を避けられます。ツール選定の段階でこの観点を入れておく考え方は、営業組織で使う生成AIツールの選び方で整理しています。

アカウント管理を会社の側に置く

個人アカウントの利用を黙認していると、ルールがいくら整っていても実態は追えません。最低限、次の3つを決めます。

• 業務利用は会社が用意したアカウントに限定し、個人アカウントでの業務利用を認めない
• 退職・異動時のアカウント停止を、他のシステムと同じ手順に組み込む
• 誰がどの業務で使っているかを、部門ごとに一覧にする

一覧といっても、部門・担当者・用途を書いた表が1枚あれば十分です。この表があると、ルールを更新するときに誰に周知すべきかがすぐに分かります。

ルールを1枚にまとめ、運用に組み込む

ここまでの内容を、「入力の3区分」「使うアカウント」「確認する人」の3項目で1枚にまとめれば、最初の社内ルールになります。長い規程を作るより、1枚を全員が読める状態にするほうが先です。文書としての作り方や、確認フロー・責任の決め方の型は、生成AI利用ルールの作り方に用意しています。

ルールを整える目的は、使わせないことではありません。安心して使える範囲を明確にすれば、担当者は迷わず日々の文章仕事を短くでき、その時間を顧客対応や教育に回せます。なお、他社の文章や画像を入力する場合の権利面の注意は、生成AIと著作権・法務の基本で別に整理しています。

自社の業務内容に合わせて、入力してよい情報の線引きや運用の形を整理したい場合は、AI BASEの30分無料AI業務改善診断で、現在の利用状況を伺いながら、最初の1枚のルールに必要な項目を一緒に考えます。